オフィスの引っ越しというと、「手間がかかる」「何から手をつけて良いかわからない」「失敗できない」といった不安を感じる総務担当者の方も少なくないのではないでしょうか？

オフィス移転は、単なる場所の移動ではありません。社員の働きがいや生産性向上に直結し、企業の未来を左右する重要なプロジェクトです。しかし、そのための業務は多岐にわたり、煩雑な手続きや予期せぬトラブルもつきものです。

そこで本記事では、オフィス移転を成功に導くために、総務担当者が実践すべき10の重要ポイントを解説します。

オフィスの引っ越しを成功させることで期待できるメリット

オフィス移転は単なる物理的な移動ではなく、企業にとって多くのメリットをもたらします。
移転を成功させられれば、以下のようなメリットが期待できます。

社員のモチベーションや生産性が向上する

新しいオフィスによって従業員たちの気持ちがリフレッシュし、新鮮な気持ちで仕事に取り組めるようになりなります。

もし旧オフィスが手狭だったり、設備が古かったりした場合は、新しい環境で働くことでストレスが軽減され、集中力や業務効率の向上が期待できるでしょう。

また、快適な執務スペース、最新の設備、充実した休憩スペースなどは、社員の満足度を高め、エンゲージメント向上に繋がるでしょう。

コミュニケーションが活性化する

レイアウトの工夫によっては、部署間の交流が活発になったり、偶発的なコミュニケーションが生まれたりします。

たとえば、オープンスペースの導入や、気軽に話せるミーティングスペースの設置によって、アイデアの創出や情報共有が促進され、組織全体の連携を強化する効果があります。
これにより、部署間の壁が低くなり、よりスムーズな業務遂行が期待できます。

優秀な人材の獲得につながる

魅力的なオフィスは、企業のブランディングにも大きく貢献します。
最新の設備や洗練されたデザインは、採用活動において大きなアピールポイントとなり、優秀な人材を引きつける強力な武器となります。

特に、働き方改革が進む現代において、快適で働きやすいオフィス環境は、求職者にとって企業選びの重要な要素の一つとなっています。

コストを削減できる可能性がある

移転によって家賃や維持費の削減、省エネ設備の導入による光熱費の削減など、長期的なコストダウンにつながる可能性があります。
また、業務効率の向上や生産性アップは、間接的に人件費の最適化にも貢献します。

移転計画の段階で、コスト削減の可能性を最大限に追求することが重要です。

 

オフィスの引っ越しを成功させる10のポイント

ここからは、オフィス移転を成功させるための具体的な10のポイントについて、詳しく解説します。

ポイント1：移転計画の全体像を把握し、ロードマップを作成する

オフィス移転は、多くのタスクが複雑に絡み合う一大プロジェクト。
成功のためには、まず全体像を把握し、詳細なロードマップを作成することが大切です。

ます、なぜ移転するのか、移転によって何を達成したいのか（例：コスト削減、事業拡大、ブランディング強化など）を具体的に定義しましょう。

つづいて、スケジュールを策定します。
物件探しから契約、設計、工事、引越し、移転後の対応まで、各フェーズの期間とタスクを洗い出し、現実的なスケジュールを立てましょう。
特に、移転希望日から逆算して各工程の開始時期を決める方法が有効です。

さらに、プロジェクトチームを発足させます。
移転プロジェクトを主導する担当者を決め、各部署から協力を得られる体制を構築しましょう。
総務部だけでなく、IT部、人事部など、関連部署との連携が重要になります。

ポイント2：新オフィス物件の賢い選び方と確認事項

新オフィスは、今後の事業成長を左右する重要な拠点となります。
慎重に検討し、最適な物件を選びましょう。

確認すべきは、次の5点です。

立地条件

交通アクセス、周辺環境（飲食店、コンビニエンスストアなど）、主要顧客や取引先からのアクセスなどを考慮しましょう。
社員の通勤利便性も重要な要素です。

スペースとレイアウトの柔軟性

現在の社員数だけでなく、将来的な増員も見据えた十分な広さがあるか確認します。
また、希望するオフィスレイアウト（執務スペース、会議室、リフレッシュスペースなど）を実現できるか、柱の位置なども考慮して確認しましょう。

設備とインフラ

電気容量、空調設備、インターネット回線、セキュリティシステムなど、事業に必要な設備が整っているかを確認します。
特にIT・通信インフラは、業務に直結するため、詳細な確認が必要です。

賃料と初期費用

賃料だけでなく、敷金・保証金、礼金、仲介手数料、共益費など、初期にかかる費用全体を把握し、予算と比較検討しましょう。

契約条件と特約事項

契約期間、更新条件、解約時の条件、原状回復義務の範囲など、詳細な契約内容を理解し、不明な点は必ず確認しましょう。

ポイント3：オフィス移転にかかる費用を正確に見積もり、予算を確保する

オフィス移転には、さまざまな費用が発生します。
事前に正確な見積もりを取り、予算を確保することが重要です。

主にかかる費用は、次の5項目です。

物件関連費用

敷金・礼金、仲介手数料、前家賃、共益費など。

内装工事費用

デザイン・設計費用、内装工事費用、什器・備品購入費用など。
内装デザイン・設計については、専門業者への依頼も検討しましょう。

引越し費用

移転業者への支払い費用。荷物の量や移動距離によって変動します。

IT・通信関連費用

インターネット回線工事費、電話回線工事費、サーバー移設費用など。

その他費用

名刺・封筒などの印刷物変更費用、各種手続きの代行費用など。

ポイント4：働きがいを生むオフィスデザインとレイアウトを考える

オフィスデザインは、社員の働きがいや生産性に大きく影響します。
企業文化やブランドイメージを反映したデザインを取り入れることで、社員のエンゲージメントを高め、来訪者にも良い印象を与えます。

オフィスデザインについては、「ゾーニング」と「動線」を考えることが大切です。

ゾーニングでは、執務スペースや会議室、休憩スペース、受付など、目的に応じてエリアを検討しましょう。

また、社員がスムーズに移動できるような動線を確保します。

さらに、フリーアドレス、集中ブース、カジュアルなミーティングスペースなど、社員の多様な働き方に対応できるレイアウトを検討するのも良いでしょう。

ポイント5：信頼できる移転業者を選定し、綿密に連携する

オフィス移転の成否は、移転業者の選定にかかっていると言っても過言ではありません。
オフィス移転の実績が豊富で、信頼できる業者を選びましょう。過去の事例や顧客からの評判も参考にします。

また、業者の出す見積内容をチェックすることも大切です。
費用だけでなく、サービス内容（梱包資材の提供、荷物の保険、資材の撤去など）を詳細に確認します。
追加料金が発生しないかも確認しましょう。

複数の業者から見積もりを取り、サービス内容と費用を比較検討することで、最適な業者を見つけることができます。

ポイント6：旧オフィスの解約手続きと原状回復工事の進め方

旧オフィスの解約と原状回復工事も、計画的に進める必要があります。

解約通知は、賃貸契約書で定められた期間（通常3～6ヵ月前）までに、大家または管理会社に行います。
通知が遅れると、余分な賃料が発生する可能性があるため、注意が必要です。

原状回復については、契約書に記載された原状回復義務の範囲を確認します。
どこまでを元に戻す必要があるのか、費用はどのくらいかかるのかを事前に把握し、トラブルを避けましょう。

つづいて、原状回復工事の見積もりと発注を行います。
複数の内装工事業者から見積もりを取り、比較検討しましょう。
移転スケジュールに合わせて、工事期間を考慮した発注が必要です。

移転を機に、不要な什器や備品、書類などは処分しましょう。
産業廃棄物として適切に処理する必要があるため、専門業者への依頼も検討してください。

ポイント7：社員への丁寧な周知とスムーズな情報共有

社員への情報共有は、移転プロジェクトを円滑に進める上で非常に重要です。
移転の計画段階から、社員に定期的に情報提供を行うことが大切です。

また、新オフィスの場所、移転日、移転に伴う業務変更、新しいレイアウト案などを具体的に伝えましょう。

さらに、説明会を実施し、社員からの質問に答えることで、不安を解消し、スムーズな移行が期待できます。

可能であれば、移転当日の行動や、新オフィスでのルールなどをまとめたマニュアルを作成し、全社員に配布すると良いでしょう。

ポイント8：移転に伴う各種行政・社会保険手続きを漏れなく行う

オフィス移転に伴い、さまざまな行政機関や社会保険関連の手続きが必要になります。
主な手続きは、以下の通りです。

• 法人登記の変更…法務局への所在地変更登記申請。
• 税務署への届出…異動届出書など。
• 年金事務所への届出…事業所所在地変更届など。
• 労働基準監督署への届出…労働保険の所在地変更届など。
• ハローワークへの届出…雇用保険事業所情報変更届など。
• 銀行口座の住所変更…各種金融機関への届け出。
• 郵便物の転送手続き…郵便局への転居届。

これらの手続きは期限が定められているものも多いため、事前にリストアップし、漏れなく対応することが重要です。

ポイント9：IT・通信インフラの事前準備とテストを徹底する

IT・通信インフラは、業務継続に不可欠です。
移転前後のトラブルを避けるため、事前の準備とテストを徹底しましょう。

実施項目は、以下の4点です。
回線手配…インターネット回線や電話回線の新規契約、移設手続きを行います。開通までに時間がかかる場合があるため、早目に手配しましょう。
ネットワーク構築…新オフィスでのLAN環境構築、Wi-Fi設定などを行います。
サーバー・PCの移設…サーバーやPCのデータバックアップ、移設、新オフィスでの再設定を行います。専門業者に依頼することも検討しましょう。
各種テスト…移転前に、新しい回線やネットワークが正常に動作するか、電話やFAXが利用できるかなど、徹底的なテストを行います。

ポイント10：移転後の最終チェックと快適なオフィス環境の構築

移転が完了したら、それで終わりではありません。
移転後に実施すべき事項は、次の5点です。

• 最終チェック…電気、ガス、水道、空調、照明など、設備の動作確認を行います。
• 通信環境の確認…インターネット、電話、複合機など、通信関連機器が正常に稼働しているか確認します。
• 備品の配置と整理…移転した什器や備品が適切に配置されているか確認し、社員が働きやすいように整理します。
• 社員からのフィードバック…移転後に社員からの意見を収集し、問題点があれば速やかに改善します。必要に応じてレイアウトの微調整や設備の追加を検討します。
• 新オフィスでのルール周知…ゴミの分別、清掃、施錠など、新オフィスでの運用ルールを改めて周知し、社員が快適に過ごせる環境を維持します。

 

まとめ

オフィス移転は、単なる物理的な移動ではなく、企業の成長を促進し、社員の働きがいや生産性を向上させるための重要な投資です。
綿密な計画、正確な予算管理、そして関係者との密な連携が、移転を成功に導く鍵となります。

ご紹介したポイントを参考に、総務担当者の皆様が、社員にとって働きやすく、企業成長に貢献する新しいオフィス環境を実現できるよう、本記事が少しでもお役に立てれば幸いです。